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¿Conoces la regla de los 5 minutos? Aquí un sencillo truco para ser mucho más eficiente

En el ámbito laboral hay reuniones y reuniones.

Algunas productivas, otras no tanto y, se supone que las menos, nada de productivas.

Por eso, y para optimizar la productividad en las oficinas es que desde hace un tiempo que existe un movimiento al interior de las oficinas para que éstas no duren más de cinco minutos.

Pero, ¿cuál es esta regla?

Básicamente, se trata de una forma de llevar a cabo las reuniones de trabajo, una que no permite al jefe de proyectos retener a los miembros de su equipo por más de 5 minutos. El tiempo es uno de los elementos más preciados en la productividad de una empresa, por lo que, si tienes algo que decir que no pueda ser tratado en 5 minutos, es mejor callar”, explica Andrés Luco, quien también es experto en asesoría empresarial y realizador de webinar (conferencias en línea) y seminarios.

Esta regla no sólo obliga a los directores de proyectos generar reuniones ágiles y productivas, sino que también insta a los empleados a prestar más atención y tomarse el trabajo más en serio porque, por ejemplo, mientras antes llegar atrasado a una reunión no era tan importante, con esta metodología la demora se traduce en perder la reunión.

Además, todos los participantes deben llegar preparados y con sus ideas claras, pues una vez que llega la fase de retroalimentación, cada miembro tendrá de 15 a 30 segundos para hablar antes de ser interrumpido. Esto no solo crea un ambiente más democrático a la hora de exponer las ideas, sino que -poco a poco- los empleados entenderán que su valor se encuentra en lo que tengan que decir y no en la jerarquía. Así, este formato de reuniones ágiles es ideal para optimizar el tiempo y elevar la productividad.

Eso sí: para llevarla adelante es importante tener claras algunas consideraciones.

  • Lo primero es entender que hay temas que no pueden resumirse en una reunión de 5 minutos, por lo que antes de implementar esta dinámica en tu empresa, evalúa si los temas a tratar son adecuados para este formato.
  • A lo anterior se suma el hecho de que -en la región- pocas empresas han tomado esta tendencia, por lo que es probable que tus empleados no tengan una referencia que los haga estar listos de antemano para un cambio de esta magnitud. Lo importante es que, antes de implementar la regla de los 5 minutos, tengas una reunión con ellos para explicarles de qué se trata el asunto. Tal vez debas hacer reuniones de transición, que duren cada vez menos tiempo hasta alcanzar la meta.
  • Una buena forma de implementar esta metodología es disponiendo de un reloj de arena -al centro de la mesa- que contabilice 5 minutos, además de entregar una pauta clara y ordenada a cada asistente. Es probable que en los primeros intentos cueste sacar a delante este modelo de reuniones, pero con el tiempo verás cómo todos los miembros del equipo se adaptan, y a partir de ese momento notarás cambios en la productividad y eficiencia.
  • En general, es una buena idea estar a la vanguardia en cuanto a temas de productividad se refiere. A fin de cuentas, el rubro empresarial es competitivo y, muchas veces, el éxito se reduce a adaptarse o morir en el intento. No tengas miedo de implementar la regla de los 5 minutos y recuerda que, si necesitas apoyo en lo que a consultoría de negocios se refiere, siempre puedes contar con la ayuda de expertos en la materia, para ayudarte a que este tipo de mejoras sean implementadas con total éxito.
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