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Dr. Pyme: “Queremos en la empresa pasar a facturar digitalmente. ¿En qué tengo que poner ojo al buscar un servicio que me ayude en eso?”

Por Claudio Bustos, socio abogado de Bustos Tax & Legal

La facturación electrónica es actualmente una realidad en la mayoría de las empresas del país, y se trata de una innovación muy beneficiosa, por el ahorro de tiempo que produce en la emisión, modificación y anulación de facturas y otros documentos tributarios, y porque evita la pérdida física de documentos, con lo cual el sistema en general se optimiza y se vuelve más seguro y eficiente.

Las mayores virtudes de la plataforma del SII, consisten en que no tiene costo y la simpleza para su operación, en tanto que su inconveniente más relevante es que no puede integrarse con el sistema contable de la empresa, pero esto último en el caso de las PYME puede no ser tan importante”.

Para convertirse en emisor de documentos tributarios electrónicos, es necesario contar con un certificado digital, el cual constituye la identificación tributaria en medio digital del contribuyente. Dicho certificado puede adquirirse de cualquiera de las empresas proveedoras para estos efectos, cuyo listado puede encontrarse en la misma página web del SII, y es de bajo costo.

Una vez que se cuenta con el certificado digital, se debe optar por alguno de los software o sistemas disponibles para la emisión de documentos tributarios electrónicos.

Una opción es la plataforma que ofrece el propio SII, el cual es gratuito, y permite emitir facturas afectas, exentas, notas de crédito, de débito y guías de despacho. Cabe recordar que la obligación de emitir documentos tributarios electrónicos rige respecto de las facturas afectas y exentas, liquidaciones factura, notas de crédito y de débito, siendo opcional para el contribuyente emitir otros documentos en forma electrónica o en papel.

El sistema ofrecido por el SII está pensado para volúmenes bajos de facturación, por lo que es una alternativa especialmente apropiada para las PYME que cumplen esa condición. Las mayores virtudes de la plataforma del SII, consisten en que no tiene costo y la simpleza para su operación, en tanto que su inconveniente más relevante es que no puede integrarse con el sistema contable de la empresa, pero esto último en el caso de las PYME puede no ser tan importante. Los requisitos para inscribirse en el sistema del SII son: (i) Tener inicio de actividades vigente como contribuyente de Primera Categoría; y (ii) No tener grandes niveles de facturación.

Si la plataforma del SII no es suficiente para las necesidades de la empresa, se debe optar por alguno de los sistemas que ofrece el mercado, entre los cuales existe una amplia y variada oferta. Evidentemente, un software de mercado tendrá un costo de licencia asociado (y probablemente de mantención), por lo cual es muy importante verificar que el sistema que se contrate sea realmente el que la empresa necesita. Los aspectos a considerar en esta materia son los siguientes:

  • Volumen de facturación: Hay que tener presente el número de documentos tributarios electrónicos que la empresa requiere emitir diariamente, para verificar que el software permita hacerlo.
  • Soporte técnico: es fundamental que la empresa proveedora respectiva cuente con un plan de soporte técnico o asistencia al contribuyente en la implementación y manejo del sistema. Dicho soporte es relevante no sólo para la instalación del programa, sino también para su mantención y operación.
  • Integración con el sistema contable de la empresa: En el caso de las PYME de mayor crecimiento, pensar en la integración del sistema de facturación electrónica con el programa contable de la empresa puede ser relevante, ya que ello permite optimizar substancialmente los procesos contables al interior de la organización.
  • Presupuesto: El costo del sistema y su mantención es siempre un aspecto relevante a tener en consideración, especialmente para una PYME, por lo que vale la pena tomarse el tiempo para explorar y evaluar debidamente las diversas ofertas existentes en el mercado, de manera de tomar la decisión más adecuada.
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