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El modelo de gestión colaborativa requiere de las mejores herramientas tecnológicas

Gracias a algunos softwares de gestión de proyectos es posible que los miembros del equipo puedan seguir el avance y los responsables de cada tarea, gestionar documentos de manera online y conocer los tiempos y fechas de los proyectos.

En un mundo cambiante, globalizado y complejo, es imprescindible que las empresas estén constantemente adaptando sus modelos de gestión y estructuras. La creciente competitividad exige que las pymes se incorporen a modelos de gestión colaborativos donde todos puedan ser partícipes de una sola tarea.

La tendencia actual en las estructuras organizacionales es avanzar hacia formatos más planos y más flexibles,  en el que prime el empoderamiento de los trabajadores para solucionar problemas y tomar decisiones.

Para estas nuevas empresas menos jerárquicas, la clave es la participación y la colaboración. Las nuevas pymes están implementando métodos participativos y herramientas de gestión colaborativa al interior de sus equipos.

La tecnología y el Internet son los espacios donde emerge la colaboración. Son lugares abiertos donde es posible gestionar los proyectos y tareas de forma más óptima y eficiente. La actualización y renovación de las herramientas es vertiginosa, pero aquí se mencionan algunas herramientas que han llegado para quedarse:

Los gestores de proyecto como ActiveCollab, Asserta, y Basecamp, son herramientas que permiten controlar todas las etapas de los proyectos. No solo el jefe estará al tanto de las tareas, sino que cada uno de los participantes puede editar, comentar y estar al tanto de las distintas actividades.

Estos softwares permiten: seguir el avance y los responsables de cada tarea, intercambiar ficheros, intercambiar notificaciones, gestionar la relación con los clientes, y leer las descripciones, tiempos y fechas de entrega de cada proyecto.

ActiveCollab es conocido por ser uno de los gestores más fáciles e intuitivos. El sistema crea tareas y las asigna a los miembros del equipo. Una vez creada la tarea, los participantes pueden constantemente mantener comunicaciones e intercambiar ficheros. El software permite además planificar los tiempos para el desarrollo y entrega de proyectos, asignar roles y permisos para cada integrante del proyecto, subir y compartir archivos, y mandar notificaciones vía correo electrónico.

La herramienta Asserta no es tan intuitiva pero está bien valorada en el mercado. Entre sus principales funciones está un sistema de Tickets, que muestra la complejidad del proyecto y permite seguir el tiempo y las horas requeridas para cada tarea. Su función de “Reporting”  gestiona los plazos y recursos.

Basecamp es una herramienta colaborativa en la nube orientada hacia pequeñas empresas. La aplicación posee un tablero en el que se ven todos los programas, con calendario y acciones. El software ofrece manejar las listas de tareas, gestionar documentos online en formato wiki, gestionar hitos e intercambio de archivos, y seguir el tiempo y plazos de cada tarea.

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