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Factura electrónica: ¿qué es y cómo funciona?

Este 1° de agosto varias pequeñas y medianas empresas del país deberán dar un salto hacia un nuevo sistema, la factura electrónica. Sin embargo, hasta el minuto muchas organizaciones no saben ni qué son ni cómo funcionan. Es por esto que recopilamos algunos detalles de las claves detrás de este nuevo sistema y cómo puedes implementarlos en tu negocio.

De acuerdo al Servicio de Impuestos Internos, la facturación electrónica es “un modelo que permite a los contribuyentes autorizados a emitir facturas y otros documentos tributarios electrónicos (DTE) como respaldo tributario de sus operaciones comerciales”. Es decir, este elemento funciona como versión digital de los documentos tributarios tradicionales con timbre de cuño, usados normalmente en tiendas y negocios.

De esta manera, este sistema que deja el papel de lado deberá ser implementado en un poco más de un mes por todas aquellas empresas que tengan ingresos por sobre las 2.400 UF anuales. No obstante, todavía hay cerca de 60.000 negocios que no cuentan con esta tecnología.

Si eres uno de ellos, y todavía no saltas a este sistema es necesario que conozcas algunos elementos que son parte de la factura electrónica. Según recopiló la Comunidad Empresas de Entel en una nota explicativa, lo primero que se necesita para estos documentos es un certificado digital. Es decir, una acreditación de la firma, que permita validar la identidad de quien emita los documentos tributarios oficiales. Este es un paso obligatorio para los representantes legales de las Pymes, ya que esta firma digital estará presente en la factura. No obstante, puede existir más de un emisor por empresa, que también debe realizar este proceso.

En segundo lugar está el timbre electrónico, que remplaza a su versión tradicional de cuño. En este elemento se incluye el registro y año de la Resolución que autoriza al contribuyente como emisor electrónico, junto con la fase “Verifique documento: www.sii.cl”. Todo esto con el objetivo de verificar que el emisor de la factura electrónica está aprobado por el SII y, obviamente, la factura es efectivamente verdadera.

Un tercer concepto que debes tener claro es este proceso es el archivo XML, que corresponde a la factura electrónica pero en un formato para intercambiar este documento con distintos sistema informáticos, y que es utilizado por el SII para verificar los datos entregados por los emisores. Es decir, este archivo es vital para que los PDF de tus facturas sean válidos ante esta institución. A este tipo de documentos se suma el XSL, el nombre técnico que reciben las facturas en formato PDF, pero que no son válidas para presentar documentos en el Servicio de Impuestos Internos.

Finalmente, las compañías deben contar con una numeración autorizada en línea por el SII y funciona de manera alternativa a las facturas con timbre de cuño. De esta manera, un emisor puede tener una factura n°x en papel y n°x en formato electrónico paralelamente y para diversos receptores.

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