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Expertos entregan claves para una exitosa adopción de la Factura Electrónica

A pocos meses de que las pequeñas y medianas empresas deban facturar electrónicamente de manera obligatoria, expertos de la industria de las Tecnologías de la Información entregan algunos tips para que su implementación sea exitosa.

Para Diego González, gerente general de Defontana, lo primero es tener la convicción de que, independiente de la obligatoriedad, será un beneficio para el negocio; una oportunidad para ordenarse, modernizarse, ahorrar, optimizar la gestión y, por qué no, incluso aumentar las posibilidades de crecimiento.

“Lo segundo es tener claro todo el proceso que implica la facturación electrónica y, en definitiva, la contabilidad en general. Para ello, lo ideal es disponer de herramientas especializadas en gestión empresarial, de manera tal de tener el negocio ordenado, con información clara y actualizada. En base a lo anterior,  buscar un proveedor adecuado  y acorde a sus necesidades de facturación, en términos de volumen y especificidades de un sector determinado”, señala.

De acuerdo a Álex Lagos, gerente comercial de Tecnova, la clave es no dejar este cambio para último minuto y planificar. Según el ejecutivo, todavía hay tiempo para interiorizarse de qué es la Factura Electrónica, para qué sirve, de qué manera beneficia y cómo el SII puede apoyar, tanto en información como en soluciones para llevar adelante  todo el proceso que implica el traspaso de la factura tradicional a la electrónica.

Por lo tanto, dice Lagos, hay que asesorarse, capacitarse, pedir referencias y establecer un período de prueba para poder evaluar la complejidad y perder el miedo al cambio. “Es importante mirar el mercado con tiempo y evaluar para elegir a un proveedor que entregue una solución completa e integral, así como una propuesta de valor agregado”, precisa.

Aunque todavía existen quienes desconfían de la tecnología, ya sea porque sus experiencias fueron negativas, por desconocimiento o porque se cree que que es complejo y caro, los expertos aseguran que no es así. Todo depende de cómo se enfrente la migración a la Factura Electrónica; cuán involucrada esté la empresa en ese cambio;  y de la elección de quienes apoyen el proceso.

En este último punto, el conocimiento, las acreditaciones y la experiencia son fundamentales. “Es común ver que se culpe a la tecnología que no funciona, cuando en la mayoría de los casos, la razón fue una mala implementación de la misma, no hacer una buena gestión del proyecto, como tampoco contar con el personal idóneo. Por eso es muy importante  que una empresa que va a adoptar la Factura Electrónica le dedique el tiempo necesario”, aconseja Álex Lagos.

Juan Carlos Erices, gerente general de Informat, también indica que resulta fundamental la elección de un partner tecnológico que le posibilite a la empresa, independiente de su tamaño, ir creciendo en la incorporación de tecnologías a sus procesos administrativos. “Es el momento para plantearse los cambios tecnológicos precisos que les permitan mejorar la eficiencia de sus operaciones y los procesos empresariales, ya que de esa manera se puede cumplir con la normativa vigente y prepararse para el futuro”, comenta.

Erices agrega que resulta clave considerar el tiempo de implementación y a los usuarios finales, porque ellos deben desarrollar las habilidades y conocimientos necesarios que les permitirán utilizar las nuevas aplicaciones con verdadera eficacia. “La adopción de este conocimiento es crítico para lograr una implementación exitosa y permitir su uso continuo”, afirma Juan Carlos Erices.

¿Son fiables los sistemas gratuitos?

Según Álex Lagos, el del SII ha demostrado serlo. Durante el 2015 se inscribieron en factura electrónica 71.866 empresas, un 127% más que el año anterior; y de los contribuyentes inscritos el año pasado, el 90,5% lo hizo a través del sistema de facturación gratuito del SII.

Actualmente, el mercado privado también ofrece opciones sin costo y con altos estándares de seguridad para quienes están partiendo o su negocio es aún pequeño. No obstante, cualquiera sea la opción que se tome, una empresa que no tiene mucha experiencia en el uso de las tecnologías tiene que  “informarse, comparar, cotizar, revisar referencias; tener claro lo que busca y necesita como negocio; exigir seguridad para sus procesos,  así como conocimiento, expertise y seriedad”, recomienda Diego González.

Lo cierto es que los sistemas gratuitos son una alternativa muy atractiva para la mayoría de las empresas que buscan implementar facturación electrónica con un mínimo de inversión, pero es muy importante también considerar el soporte, porque no siempre un sistema gratuito entregará ayuda frente a un imprevisto, acota Juan Carlos Erices de Informat: “Ante algún suceso con la plataforma u operación se generarán tiempos muertos de productividad, justamente por no tener contratado un servicio que ofrezca ese valor agregado como, por ejemplo, facilidad de captura, cargas masivas de datos, acceso a la historia y estadísticas, entre otras variables de negocios”.

Con todo, lo claro es que cualquier empresa que se cambie a la Factura Electrónica debe fijarse en sus reales requerimientos para  buscar la mejor alternativa con anticipación. Es la única forma de lograr una mayor tasa de éxito en el desafío que implica el cambio. “Los aspectos más relevantes al momento de tomar una decisión son la seguridad, soporte y trayectoria de la empresa proveedora”, concluye Juan Carlos Erices de Informat

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