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Todo lo que debes saber para manejar facturas electrónicas

Faltan menos de dos meses para que más de 90 mil pequeñas y medianas empresas con ventas superiores a 2.400 UF y menores o iguales a 100 mil UF, deban comenzar a emitir facturas electrónicas. Sin embargo, decenas de miles de Pymes aún no usan este sistema ni tampoco cuenta con una solución para esta tecnología. Es por esto que acá te entregamos algunas claves sobre cuáles son los criterios adecuados para elegir una plataforma de gestión de facturas, según las necesidades de cada empresa.

“Si su empresa es pequeña o mediana y busca un gran proveedor, se enfrentará a un servicio masivo. Por otro lado, la infraestructura adecuada para otorgar el servicio requiere de cierta escala, el punto de compromiso adecuado dependerá de cada caso y de las valoraciones personales del empresario”, afirma Pablo Mateluna, gerente general de Enternet, una empresa enfocada en el área.

Según el experto, la clave para elegir una solución de factura electrónica es responder ciertos criterios. El primero es saber si la solución cuenta con los niveles de seguridad adecuados. Es vital que nadie reciba un documento tributario o un comprobante de recibo, que le da mérito ejecutivo a un documento, que no haya sido efectivamente firmado por una persona autorizada. Para garantizar la autenticidad, la norma del Servicio de Impuestos Internos considera el uso del Certificado Digital o firma electrónica, por tanto una solución segura debe considerar el adecuado uso de esta tecnología.

Según el SII, “el certificado digital es de USO PERSONAL E INTRANSFERIBLE. Las aplicaciones de Facturas Electrónicas permiten operar con uno o varios usuarios, donde cada uno de ellos debe utilizar su certificado personal. De no ofrecer esto, lo mejor es cambiar de proveedor de solución de factura electrónica”, aconseja Mateluna.

El segundo criterio que debe cumplir el servicio es ofrecer todo lo que la empresa necesita. Para tener en cuenta este punto, es necesario considerar que el proveedor soporte todos los tipos de documentos tributarios que realiza la empresa, tanto en lo que se refiere a facturas de compra, liquidaciones facturas, facturas de exportación como impuestos especiales.

“Algo equivalente que también puede pasar en los aspectos tecnológicos: si se usa Mac o Linux, o si es necesario integrar un sistema antiguo incluso que corra en DOS o Cobol. Existen proveedores que podrán enfrentar la situación y otros no”, añade el gerente de Enternet.

Finalmente, el último criterio apunta a la capacidad de la solución para ofrecer cobertura y nivel de servicio que la empresa requiere. Algo vital si tenemos en cuenta que este servicio se encargará de apoyar a la empresa, a los empleados y al contador, en el adecuado uso de las facturas electrónicas y el cumplimiento de todos los aspectos normativos.

Por otro lado la facturación electrónica es algo que ocurre en tiempo real. Por tanto, si se tiene alguna duda con el documento es necesario que la plataforma resuelva este problema rápido, y no en varias hora o incluso días.

“Todos los proveedores prometen soporte telefónico en el uso de la aplicación, pero la calidad varía muchísimo. Normalmente la única manera de tener una noción clara es tener una referencia. Pero hay proveedores que dan servicios de soporte muy completos, que podrán tomar control remoto del computador del usuario para analizar la situación en detalle y buscar las mejores soluciones”, asegura para finalizar Mateluna.

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