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Partir desde cero: La tendencia para armar presupuestos que está ahorrando más de mil millones de dólares a las empresas

Lo más fácil de armar un presupuesto es tomar el del año anterior, revisarlo y ejecutarlo. El hecho es que así no se discuten todas las glosas y se da por hecho que todo o al menos la gran mayoría de los gastos allí contemplado se repetirán.

Pero no es así. O al menos esa es la tendencia que hoy se está empezando a llevar en las empresas.

US$260 millones
ahorraron en promedio las grandes empresas encuestadas que usaron esta nueva metodología.
“Por más de 40 años, las principales compañías a nivel global han implementado diversas alternativas para reducir sus costos y aumentar su capacidad de reinvertir en áreas estrategias del negocio. Sin embargo, pocas fórmulas han tenido tanto éxito como la aplicación del presupuesto de base cero o Zero-based budgeting (ZBB, por sus siglas en inglés), el cual apunta a establecer presupuestos en cero, sin la necesidad de tener como base de comparación lo invertido el año anterior”, dicen desde Accenture.

La empresa hizo un estudio que reveló, dicen, que las principales empresas del mundo están generando ahorros de hasta mil millones de dólares gracias a la adopción de estrategias ZZB, permitiéndoles redestinar costos innecesarios hacia nuevas estrategias de crecimiento y a financiar modelos de negocios digitales, entre otras iniciativas.

La investigación, que incluyó a 85 de las mayores compañías del mundo, también detectó que más del 91% de las organizaciones ha cumplido e incluso superado los objetivos de sus programas una vez aplicado el ZBB. Para tener una idea de la magnitud del cambio, el promedio de costos reducidos alcanzó el 15%, traduciéndose en más de US$260 millones anuales en ahorros para las empresas encuestadas.

“En la actualidad, las compañías implementan estrategias ZBB por diferentes razones. Por ejemplo, el 96% afirma que surge de la necesidad de mejorar sus niveles de rentabilidad, el 48% responde a la influencia ejercida por la competencia, y el 40% concluye que es producto de un escenario de bajo crecimiento”, explica Bruno Vacatello, director ejecutivo para la Industria Financiera de Accenture Chile.

Ahora, si se busca comprender dónde se están aplicando con mayor énfasis las estrategias ZZB, el estudio demuestra que una inmensa mayoría se concentra en programas para reducir costos generales y administrativos (92%), seguido por ventas y marketing (52%), mano de obra (43%) y logística (42%). En tanto, los ahorros liberados por este cambio de mentalidad son en su mayoría redestinados a iniciativas relacionadas con el crecimiento del negocio (52%); estrategias digitales (31%); otras funciones (29%), y a la base de la organización (bottom line) (15%).

 

¿Cómo se aplica?

Capaz de ser aplicado en industrias tan complejas como servicios financieros, tecnología, retail, consumo masivo y recursos naturales, los programas ZBB han demostrado su eficiencia a lo largo del tiempo. No es casualidad que su nivel de adopción haya registrado un crecimiento exponencial de 57% desde 2013 a la fecha. Sin embargo, y a pesar de las grandes oportunidades de reducir al máximo los costos innecesarios, las compañías están yendo un paso más allá, al adoptar una mentalidad de base cero o “zero-based mindset” (ZBx).

“A diferencia de ZZB, lo que nosotros llamamos ZBx, se caracteriza por tener un enfoque más holístico del problema, incluyendo un cambio de mentalidad al momento de identificar y redistribuir costos cuando se busca alcanzar nuevas oportunidades de crecimiento, rentabilidad, sustentabilidad y reputación para el negocio. A pesar de que el 92% de las compañías parte por controlar gastos generales y administrativos, los datos sugieren que en el corto plazo las empresas deberán abordar los costos como un conjunto, incluyendo las ventas, marketing, costos de los bienes vendidos (COGS), y la mano de obra directa e indirecta”, agrega Vacatello.

Otra característica de la mentalidad ZBx, es que ésta no se basa en los resultados del primer cuarto (Q1) para determinar el rumbo de la empresa. Es más, este cambio de paradigma crea los denominados “cuartos ceros” a la hora de trazar el futuro. “La oportunidad aquí es invaluable, ya que las tecnologías digitales han doblado la curva de costos, empoderando a las compañías a superar por lejos los benchmark más auspiciosos de sus mejores primeros cuarto de año”, puntualiza Bruno Vacatello.

Descrito como un ejercicio “complicado, pero necesario”, la mentalidad ZBx todavía arrastra una serie de desafíos culturales al interior de las empresas. El 67% de los encuestados cree que la principal dificultad radica en una constante “una cultura de compra”; un 41% afirma que tiene directa relación con cambios en la administración, y un 33% responde que hay obstáculos en dar visibilidad a la información.

Pero no todo es cuesta arriba, pues cada día se están desplegando un mayor número de iniciativas para cambiar la administración de las compañías en torno a visibilizar y hacer tangibles los beneficios de adoptar programas de ZBB. Tácticas de comunicación (77%) e impulsar una formación constante y talleres (62%), son parte fundamental del cambio de mentalidad que se persigue en las organizaciones.

“Los programas ZBB son una herramienta invaluable a la hora de ejercer un liderazgo eficaz y alinear las prioridades estratégicas de una organización. Mediante un círculo de costos cerrado aplicado transversalmente en todos los estados financieros de una compañía, las personas suelen sentirse dueños de lo que gastan y reinvierten, aumentando su nivel de conciencia en cada decisión. Y ahí está la verdadera transformación que impulsa la cultura ZBB.”, concluye Vacatello.

 

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